Así poseas un negocio exitoso y con larga experiencia, o apenas estés iniciando, administrar las finanzas puede ser abrumador. Especialmente, si no posees amplios conocimientos en contabilidad y gestión empresarial. Pero, administrar las finanzas de tu compañía es una tarea de la que no puedes deshacerte. Por esa razón, saber cómo manejar el dinero de tu negocio es vital para alcanzar el éxito, aunque suene un poco complicado.

Pero, no te preocupes porque te tenemos buenas noticias. No necesariamente debes poseer un título universitario en finanzas para administrar tu negocio de forma eficiente y profesional. Con solo aprender unos cuántos términos, organizarte y establecer un plan de acción será suficiente para que tu negocio funcione a la perfección en poco tiempo.

Y ahora, te diremos los 8 tips para manejar el dinero de tu negocio de forma sencilla y eficaz.

1. Traza objetivos financieros

Una forma básica y lógica de manejar el dinero de tu negocio es establecer metas a alcanzar en determinados períodos de tiempo. Cuando tienes un objetivo y una fecha límite para conseguirlos, inmediatamente será más sencillo motivarse para lograrlo.

Por ejemplo, en determinado mes establece una meta de ingresos específica. De ese modo, todos los empleados se esforzarán y se planificarán mucho mejor para alcanzarla. Cuando se tiene un horizonte fijo y un tiempo contado para llegar a él, la planificación es clave.

Ciertamente, tener un plan de negocios ayuda a tener una perspectiva general de lo que se debe lograr para mantener el equilibrio económico de la empresa. Pero la visión amplia de tus metas no será suficiente.

¿El truco para saber cómo manejar el dinero de tu negocio? Establece un plan de acción.

Plan de acción

Tener tareas concretas, realistas y realizables para cumplir un objetivo es lo que realmente marcará la diferencia en la gestión empresarial de tu negocio. Y tu plan de acción también debe comprender estrategias de prevención por si ocurre algún imprevisto.

En pocas palabras, debe cubrir todas las posibles situaciones y aportar soluciones para todas ellas que sean efectivas.

Ahora, para determinar cómo manejar el dinero de tu negocio debes analizar tu meta mayor, la de largo plazo, (si vas a abrir una franquicia, expandir tu negocio, fusionarlo con otra compañía, etc.), y describir paso por paso cómo vas a conseguirla.

Esas acciones específicas son las que van a llevar a tu negocio al éxito. Poco a poco, de forma segura y efectiva.

2. Sigue tu presupuesto

Cuando inicias un negocio desde cero, estableces un presupuesto para cada área de la compañía. Es decir, estableces ciertas reglas y límites que no deben romperse (solo en caso de emergencias) en cuanto a los gastos operacionales.

Por esa razón, apégate a tu presupuesto y no gastes en cosas que no necesites, o en todo aquello que no esté reflejado en tu plan de negocios.

Un punto clave de manejar el dinero de tu negocio está en la disciplina. Específicamente, en la disciplina de centrarte en lo que va a ser realmente beneficioso para tu negocio. Y por ende, eso implica solamente gastar en lo que la empresa requiera.

Ese es un consejo aplicable tanto a la vida profesional como a la personal. Si tienes un objetivo trazado, y un plan de acción para conseguirlo, entonces tener la disciplina suficiente para mantenerte encaminado es muy importante.

Incluso si necesitas gastar en algo que no está reflejado en tus planes, pero que razonablemente consideras que es imprescindible para tu negocio, sé objetivo y formúlate estas preguntas:

• ¿Le va a traer un beneficio a mi compañía?
• ¿Su vida útil es lo suficientemente larga como para gastar en ello?
• ¿Es algo que en verdad necesito para evolucionar mi empresa?

Sigue tu presupuesto, sé razonable e invierte solo en lo que realmente requieras para el crecimiento de tu compañía.

3. Abre una cuenta bancaria especializada

Cuando recién inicias un negocio, es muy sencillo confundir los gastos personales de los profesionales. Eso genera que gastes dinero presupuestado para tu negocio si se rompió la llave de agua de tu baño. O que le prestes una suma importante a alguien que no puede pagar su alquiler a tiempo del dinero que se suponía era para el local de tu empresa.

A pesar de que son razones bastante humanas en las cuales gastar tu capital, procura que dicho capital no sea el de la compañía. Hay que diferenciar lo que es del trabajo y lo que no, especialmente cuando hablamos de dinero.

Por esa razón, una manera sencilla de manejar el dinero de tu negocio es almacenarlo en una cuenta corporativa. Única y exclusivamente destinada para los gastos de tu compañía.

De esa forma, será más sencillo efectuar pagos y obligaciones de impuestos del negocio sin confundirse sobre el origen del dinero. Además, mantener los fondos de la compañía en una sola cuenta facilita el monitoreo de los gastos mucho más. Por tanto, el control contable será más rápido y eficiente.

4. Actualiza tus registros diariamente

Registrar tus ingresos y egresos diarios puede ser tedioso, pero muy necesario si quieres mejorar la forma de cómo manejar el dinero de tu negocio. De esa forma, puedes planificar tus pagos y definir tu balance general. Es decir, cuáles son las deudas que tienes y con cuánto dinero cuentas para saldarlas.

Registrar diariamente el flujo de dinero de tu negocio en libros contables es una manera excelente de mantener un seguimiento. Así incluso puedes prevenir los gastos futuros y planificarte para pagarlos a tiempo.

Es una buena manera de determinar cómo y en qué vas a gastar tu capital semanal, mensual, o anualmente. Y si necesitas pedir financiamiento, tener tus balances actualizados te ayudará a conseguirlo más rápido.

5. Planifica estrategias de inversión

Según el tipo de negocio que lleves y el capital que dispongas, es recomendable que pienses en las estrategias de inversión. Evalúa tus opciones y determina cuál se adecúa mejor a tus necesidades.

Básicamente, existen dos tipos de inversión: la externa y la interna.

Inversión Externa

Proviene del capital de aliados o inversionistas que cumplen con su parte de un contrato bilateral. Es decir, ellos invierten en tu negocio pero, eventualmente cuando reúnas el capital suficiente, esta inversión les será devuelta en beneficios legales o financieros.

Por tanto, la inversión es temporal y se les tiene que reembolsar con intereses, y algunos otros beneficios. Por ejemplo, algunos inversionistas deciden apoyar empresas nuevas con gran potencial esperando obtener derechos legales sobre la compañía.

En otras palabras, invierten para luego convertirse en socios o miembros de la junta directiva del negocio.

En efecto, los inversionistas tendrán voz y voto sobre los métodos para manejar el dinero de tu negocio. E incluso, si así se estipula en el contrato, podrán influir en las decisiones administrativas de la empresa.

Pero, por supuesto, los términos de las negociaciones dependerán del inversor y del tipo de negocio que manejes. Estas consideraciones pueden variar según los intereses de cada quien, no necesariamente están talladas en piedra.

Lo más importante en este punto es establecer cláusulas que satisfagan las necesidades de ambas partes de manera equitativa.

Inversión Interna

Esta es la opción más barata, puesto que tus futuras inversiones dependerán de las ganancias que generes en tu negocio. Esto significa que las inversiones las generarás tú mismo, lo que te dará más libertad en la gerencia de tu empresa. Si no hay socios o inversionistas quienes satisfacer, podrás llevar tu compañía en la dirección que tú creas sea la mejor.

Pero para llegar a obtener el capital suficiente para inversión, es necesario que desarrolles formas de manejar el dinero de tu negocio que sean más efectivas.

La organización en este punto es clave. Con un bien pensado plan de acción, podrás llevar tu negocio a la independencia administrativa y financiera.

6. Cumple con tus fechas límite

Los pagos de tarjetas de crédito, impuestos, hipotecas, o cualquier tipo de deudas son muy importantes. Por esa razón, es recomendable que tengas un plan efectivo para que saldes tus compromisos pendientes en el tiempo estipulado.

Por otra parte, establecer fechas límite también aplica a tus objetivos financieros y las metas generales de la empresa. La mejor manera de que optimices cómo manejar el dinero de tu negocio es otorgándoles tareas a tus empleados y objetivos dentro de un período temporal específico.

Algunos ejemplos son cerrar ventas en tiempos récord, alcanzar cierta cantidad de utilidades personales, conseguir a un cliente importante o fidelizar a clientes nuevos, entre otros.

Si todos cumplen con su trabajo dentro de la fecha esperada, podrás registrar las ganancias y realizar el control contable eficientemente.

7. Practica la decisión estratégica

A veces nos dejamos llevar por el buen gusto y el lujo, y pasamos por alto la practicidad de lo que vamos a comprar. Porque no pensamos en la función sino en la estética o el renombre de ciertos productos.

Decidir estratégicamente es una gran manera de optimizar cómo manejar el dinero de tu negocio. Y para hacerlo, hay que tener en mente qué es lo mejor para tu negocio. Si algo no va a traer un beneficio, entonces no vale la pena adquirirlo.

Por ejemplo, imagina que tienes una cafetería y necesitas una máquina cafetera para poder inaugurar tu local como es debido. Entonces, al momento de comprar una te debates entre dos opciones:

• Opción 1: Una hermosa cafetera vintage de dos boquillas, pequeña y elegante, que combina perfectamente con la estética de tu negocio. Valor: $3,000.
• Opción 2: Una cafetera industrial de cuatro boquillas, grande y efectiva, que no es muy bonita pero definitivamente es funcional. Valor: $2,000.

Sí, lo sabemos. Sientes tentación por la primera cafetera. ¿Y por qué no? Es hermosa, llama la atención y será una gran adición a todos los mobiliarios de tu empresa.

Pero, si practicas la decisión estratégica sabrás que no es la más adecuada a tus necesidades.

La segunda opción es más favorable porque podrá producir más café en menos tiempo, tiene una mayor vida útil y es la opción más económica.

La clave de saber escoger la opción que más se adapte a tus requerimientos y que provea mayores beneficios. Con eso en mente, aprender cómo manejar el dinero de tu negocio será mucho más sencillo.

8. No gastes más de lo que ganas

Suena básico, incluso bastante obvio, pero es más fácil de hacer de lo que crees. Incluso si tus intenciones responden al bienestar de tu negocio, gastar dinero de más es un error que todos podemos cometer.

Sin embargo, la solución es simple: el balance contable. Analiza el flujo de entradas y salidas de dinero para establecer el capital exacto del que dispones. Y cuando lo tengas, determina un presupuesto para los gastos necesarios.

Un presupuesto equivale al límite que no debes cruzar al momento de comprar. Tener reglas y limitaciones es muy importante si quieres mantener el orden en tus finanzas. El éxito o fracaso de manejar el dinero de tu negocio dependerá de qué tan organizado seas. Y de qué tanta disciplina poseas para respetar dichos límites.

Gastar más de lo que ganas es un círculo vicioso, especialmente con las tarjetas de crédito y promociones sin intereses de algunos préstamos bancarios. Pero, sin importar cuánto necesites aquello en lo que quieres gastar más dinero del que posees, no es recomendable que lo hagas.

Eso solamente puede traer deudas innecesarias y la inestabilidad financiera que debes evitar a toda costa. Ya tienes un plan y un límite. Solo queda de ti seguirlo para administrar tu negocio de forma exitosa.

Como verás, para manejar el dinero de tu negocio es necesario que estés preparado para cualquier situación o eventualidad. Y es por eso que te daremos unas pequeñas estrategias de reserva para que las tengas en cuenta al momento de manejar las finanzas de tu compañía.

Ten un fondo de ahorros para emergencias

Sin importar que tengas un plan elaborado que cubra hasta las situaciones más imprevistas, las sorpresas no son ajenas al mundo de los negocios. Por esa razón, aprender a manejar el dinero de tu negocio significa estar siempre preparado para cualquier cosa.

Una solución práctica ante cualquier problema financiero es tener un fondo de ahorros destinados solo para casos de emergencia. De tus ganancias mensuales puedes dirigir un 10% a una cuenta de ahorros que hayas abierto con anticipación. De esa forma tendrás un fondo monetario suficiente para cubrir una emergencia básica. Y con el tiempo, a medida que el monto vaya creciendo, podrás cubrir una situación aún más delicada con comodidad.

Es importante tener un fondo de ahorros para esos casos, y es vital solamente usarlo para emergencias. Toda situación que no se califique como tal, no merece el gasto de ese dinero.

De nuevo, aquí entra la disciplina y la planificación financiera. Estos fondos no deben tocarse a menos que exista una emergencia real. De resto, el dinero debe permanecer intacto.

Calidad sobre cantidad

Para iniciar un negocio es necesario invertir, y también para mantenerlo a flote. Cualquier gasto que realizado por el bienestar de la empresa no puede considerarse como tal, sino en una inversión para conservar el establecimiento funcionando.

En estos casos hay que evaluar la calidad sobre la cantidad. Es preferible gastar más dinero en algo que sea duradero y de calidad, por esa razón, hay que pensar con decisión estratégica.

Pasa saber cómo manejar el dinero de tu negocio de forma eficiente, hay que evaluar en qué áreas gastamos más. Y, especialmente, evaluar si vale la pena gastar tanto.

Por ejemplo, vale la pena ser generosos con el pago de los empleados. Eso se traduce en un trabajo mejor hecho y de una motivación constante de su parte. Vale la pena invertir mucho dinero en el local si su construcción o transformación va a ser de calidad y se va a adaptar a tu visión. También, vale la pena gastar más dinero en la maquinaria de fabricación de tus productos si estos van a durar más y a funcionar mejor.

En conclusión, vale la pena gastar para poder recibir más ganancias. Si le ofreces productos de calidad a tus clientes, y un servicio de primera calidad, tus ganancias se duplicarán.

Por eso, piensa que cada gasto es una inversión para el crecimiento de tu compañía, y que por esa razón, vale la pena hacerlo.

Invierte en el futuro

Este punto se relaciona con el anterior, hay que gastar mucho para ganar mucho. Y eso también implica tener una visión un poco más avanzada en términos de estratega. Pensar en el futuro de tu empresa es lo que va a motivarte a trabajar más duro por crecer y evolucionar. Trabajarás más duro hoy para lograr las metas del mañana. Y la materialización de  esa visión inicia con los planes financieros.

Para planificar cómo manejar el dinero de tu negocio hoy para obtener mejores resultados en el futuro es la mejor manera de anticipar lo que vendrá. Piensa:

¿Cómo puede ser el mercado en unos 5 años? ¿Qué tecnologías habrá disponibles que puedas utilizar en tu empresa? ¿Qué necesidades tendrán los clientes en ese tiempo? ¿Cómo puedes satisfacerlas con más eficiencia?

Proyecta el presente de tu mercado y negocio hacia el futuro y trata de anticipar todos los escenarios posibles. Entonces, piensa en qué áreas, servicios o productos puedes invertir para tener los mejores beneficios más adelante.

Pensar e invertir en el futuro es de visionarios. Pero para aprender cómo manejar el dinero de tu negocio hay que ejercitar la perspectiva. Trabajar en el presente en función del futuro te llevará al éxito asegurado.

Si no nos crees, entonces observa cómo estos 36 visionarios más importantes del mundo lograron la fama mediante su perspectiva.

Busca nuevas formas de manejar el dinero de tu negocio

Un buen emprendedor conoce el terreno de juego, y aún más importante, se adapta a las condiciones para ofrecer sus mejores jugadas. Como un felino, los empresarios saben adaptarse a las novedades tecnológicas y aprovecharlas para mejorar su negocio.

Como un emprendedor se adapta, también se instruye obre las tendencias de su mercado. Por tanto, buscar nuevas maneras de mejorar cada área de tu compañía es vital para que permanezcas actualizado. Y eso también comprende cómo manejar el dinero de tu negocio.

Hoy en día existen sistemas, herramientas y plataformas muy útiles para la administración financiera. Unas con funciones más automatizadas que otras, pero todas muy cómodas de utilizar porque son completamente digitales. Es decir, que los libros contables son más sencillos de hacer y no hay que gastar tanto dinero en papel.

Pero más allá de buscar plataformas de administración financiera, es mucho más útil invertir en una plataforma de gestión empresarial, o un sistema ERP. Que te permita manejar todos los módulos de tu empresa en una misma plataforma. Y eso es exactamente lo que hace MundoERP.

MundoERP

En Mundoware te ofrecemos variedad de herramientas para el desarrollo y gestión empresarial de tu compañía fáciles de usar y muy eficientes. Ese es el caso de MundoERP, nuestro software de planificación de recursos y gestión empresarial. Posee una interfaz gráfica intuitiva y amigable, pensada para la comodidad de los usuarios.

Con MundoERP puedes:

• Centralizar toda la información de la compañía en un solo lugar.
• Gestionar el desarrollo de cada área de tu negocio con una base de datos central.
• Brindar atención personalizada a tus clientes al recordar sus preferencias y ofrecerles distintos niveles de servicio.

¿Ya has pensado en formas de manejar el dinero de tu negocio? ¿De las que has usado, cuáles te han funcionado? ¿Vas a poner en práctica alguno de nuestros consejos? Cuéntanos cómo te va y déjanos un comentario en nuestro blog.