Cómo llevar una contabilidad organizada en mi negocio

Iniciar un negocio u empresa propia es un gran paso que conlleva grandes beneficios y responsabilidades. El inicio de este proceso conlleva registrar y mantener el orden de cada actividad financiera. Llevar una contabilidad organizada para mi emprendimiento (con toda la técnica que significa) me garantizó monitorear si lo estaba llevando hacia la rentabilidad. Así pude visualizar con más realismo los activos y el patrimonio de mi empresa, incluyendo las obligaciones y egresos fijos, variables y oportunos. En este artículo tocaremos cómo llevar una contabilidad organizada sin sentirte con la soga al cuello. Sigue estas 10 claves para llevar la contabilidad de tu empresa y tomar decisiones que no te lleven a la quiebra. 

Ármate con estas habilidades de negociación para fortalecer tu emprendimiento

En esta ocasión te ayudaré a reforzar el flanco financiero, que en muchos casos podemos dejar de lado. Es importante recordar que dentro del mercado nuestro éxito y capacidad de crecimiento se mide en números. Al final ese es el propósito de toda empresa o negocio: prosperar económicamente.

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Contabilidad y negocios

Aprender cómo llevar una contabilidad organizada es llevar una gestión organizada, coherente y transparente de las cuentas. Organizada para los miembros de la empresa que necesiten auditar y estudiar la situación financiera. Coherente para el contador público que elabora los balances y declara impuesto tras ordenar los números. Finalmente debe ser transparente y accesible para los entes fiscales y auditores que corroboran ante el Estado y el mercado la legalidad de las actividades de la empresa.

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La contabilidad surge de la necesidad de tener clara la cantidad de patrimonio que posee una persona o una asociación de personas. En este caso, hablamos de los activos (ingresos y bienes propios)y los pasivos (cuentas por pagar, deudas, etc). La diferencia entre ambos genera el patrimonio, es decir, lo que realmente pertenece a la empresa -en este caso- y cuánto va produciendo y percibiendo.

Sigue estos tips para emprendedores que desean llevar una contabilidad organizada

Si esta disciplina sería imposible comprender la distribución de la riqueza. Con las claves para llevar la contabilidad evitarás generar pérdidas y saber cuánto crecen tus utilidades. A medida que tu proyecto genere más ingresos, mayores serán las cuentas y compromisos, para ello la tecnología se ha vuelto una aliada indiscutible.

¿Por qué contar con un software de negocios para llevar una contabilidad organizada?

El desarrollo de sistemas contables adaptados a las necesidades de cada negocio u empresa es vital. Aprender cómo llevar una contabilidad organizada es conocer el inventario, máximos y mínimos de existencia y costes operativos. MundoERP es una de las soluciones tecnológicas que en Mundoware te ofrecemos para poder mantener una administración y contabilidad eficientes.

Ideales y rentabilidad

Existen una variedad de acciones que los empresarios consideramos apropiadas para aumentar el valor e impacto del proyecto. Sin embargo cada una de estas acciones representa dinero que sale de la empresa. Entonces ¿qué es lo más apropiado para ver brillar un negocio sin alterar nuestras finanzas? Lo mejor será que en los inicios, te ocupes de generar ingresos y trabajar la imagen por tu cuenta. Ten en cuenta estos aspectos:

• Anota y mantén marcados en tus calendarios y carteleras las fechas de declaraciones y pago de impuestos.
• Siempre guarda copias de cualquier transacción en papel.
• No deseches los recibos de servicios e imprime los recibos electrónicos.
• Revisa al cierre e inicio de cada jornada los inventarios.
• Prioriza los gastos para no afectar el pago de cuentas.

Estas recomendaciones complementarán nuestras claves para llevar la contabilidad organizada. Por eso es importante que como líder demuestres paciencia y aprendas a aumentar tu confianza. Así tu negocio podrá facturar y ocuparse en producir sin invertir en aspectos para los que aún no esté listo.

Administrar bien las cuentas mejora la designación de presupuestos

Te asombrará la cantidad de dinero que tu negocio genera, factura, paga e invierte. Al saber cómo llevar una contabilidad organizada podrás mover el capital de tu negocio con discernimiento. Igualmente de dejará saber cuáles áreas son más rentables o requieren más inversión para fortalecer tu proyecto.

Claves para llevar la contabilidad organizada

1. Contar en tu equipo con ayuda profesional

Si tu negocio está dando sus primeros pasos o comienzas a necesitar nuevos colaboradores, tu prioridad debe ser la administración. Contar con una persona dentro de tu equipo con dominio del parea contable y administrativa te ahorrará dolores de cabeza. Incluso te sorprenderá lo mucho que puedes aprender.

¿Por qué contar con un experto contable en mi equipo de trabajo?

La primera clave de cómo llevar una contabilidad organizada está orientada a contar con recurso humano valioso. Si es importante contar con softwares y sistemas contables pero ¿cómo vas a utilizarlos? Para eso están los contadores, valóralos, hazlos tus aliados y escúchalos.

2. Establecer presupuesto a toda la planificación

Como mencionamos, al poner a funcionar un negocio enseguida cada acción tomada representa dinero. Por lo tanto es importante establecer y administrar los presupuestos que tu negocio debe cubrir.

Para ello debes estar al corriente y solvente con los pasivos de tu negocio

Además de contar con ingresos que permitan incrementar la magnitud de las acciones del proyecto. Evita los gastos extraordinarios pues se añadirán a los balances y estados de cuenta. Establece plazos para los egresos por gasto o inversión y también registra las entradas ordinarias y extraordinarias que adquiere el negocio.

3. Diferencia gastos innecesarios

La tercera de las claves para llevar la contabilidad organizada nos remite a ser prudentes con nuestro negocio. No porque comience a generar más ganancias significa que está listo para las grandes ligas. Todo proceso de crecimiento lleva etapas que generan estabilidad y luego nuevos retos. Entre los gastos que puedes considerar, sobretodo si tu negocio está comenzando, mencionamos:

• Crear una imagen para la construcción de la marca: es un proceso costoso si contratas servicios especializados, no es malo, pero concéntrate en facturar y que la gente se entere de tu marca por su calidad. Tendrás tiempo para construir una imagen digna para tu proyecto.
• Más y más recursos humanos: asegúrate de que tu negocio esté listo para poder contratar y cubrir a corto, mediano y largo plazo el valor de tus empleados. En momentos de crisis, es mejor y profesional hacer recortes.
• Sitios web: el costo para la creación y desarrollo de un website puede llevarte más de lo que esperas según tus exigencias. Te recomendamos comenzar tu e-commerce mediante redes sociales. Llo mismo para la publicidad.
• Recursos materiales y espacios mejorados: si es importante, cómodo y representativo contar con un local dedicado a tu negocio. Pero durante el crecimiento de un negocio, puedes encontrar opciones más rentables como oficinas de coworking. También puede operar en una residencia, la ubicación no es limitante actualmente para comenzar a producir.

Aunque cada aspecto es necesario para subir de categoría tu negocio, sin saber cómo llevar una contabilidad organizada puede resultar una soga al cuello. Es decir, deudas y compromisos con personas que pueden dejar mal las finanzas del negocio y su reputación. Estar al tanto de la contabilidad de tu proyecto evitará que tomes decisiones que causen pérdidas de capital.

4. Registra y estudia cada acción durante cada plazo

Una venta, compra, abono, importe o deducción debe reflejarse en algún sitio. Actualmente contamos con tecnologías que ordenan todos esos datos que fluyen cada hora, día, semana y mes. Un sistema de administración empresarial facilita el tránsito y registro de la información para tu negocio.

Ve: 5 razones para invertir en una ERP y llevar una contabilidad organizada

MundoERP cuenta con la ventaja de reflejar relaciones en gráficos y estadísticas de los movimientos del negocio. Así podrás mejorar tus estudios de mercado y toma de decisiones al comprender qué exige el mercado hacia tu establecimiento. Además de preparar la información para auditorías, balances y estado de resutlados.

5. Organiza y conoce cualquier ingreso o egreso

La quinta de las claves para llevar la contabilidad de tu negocio trata sobre mantenerte en el timón. Precisamente, si eres dueño de un negocio no debes desentenderte sobre qué debes pagar. Esto aplica igual para los ingresos, así evitarás sorpresas y te mantendrá pendiente de la utilidad que realmente produce tu negocio.

6. Tecnifica y automatiza la gestión contable

Aprender cómo llevar una contabilidad organizada sería imposible sin el respaldo de la tecnología. La sexta de las claves para llevar la contabilidad de tu negocio sería imposible sin la tecnología. ¿Por qué? Acá te mencionamos tres simples y poderosos motivos:

• Te permite delegar tareas y optimizar procesos en tu negocio.
• Optimiza tiempos de espera en servicio al cliente, actividades administrativas, servicios contables y cierres de jornada.
• Permite llevar un control monitoreable, perfeccionable y automatizado de las finanzas del negocio, reduciendo los errores humanos.

Como siempre, te recordamos que puedes cubrir estos flancos en tu negocio con MundoERP. Si no estás al tanto de lo que es, te invitamos a aprender qué es un software ERP, necesario para saber cómo llevar una contabilidad organizada.

7. Estima el valor de cada recurso, su costo y utilidad

Esta es una de las claves para llevar la contabilidad de un negocio que requiere de sangre fría. ¿Por qué? Tu negocio refleja su productividad en números. Por eso al momento de tomar decisiones y hacer ajustes, este aspecto tiene más peso, de hecho es el motor de las acciones gerenciales.

Para reflexionar: ¿Cómo medir mi éxito empresarial?

Por lo tanto debes ser objetivo con el valor de cada activo material y humano de tu negocio. Evaluar si agrega valor a mediano y largo plazo es importante para no atrasarse. Si se trata de maquinarias, utensilios o suministros, líquidalos o véndelos. Pero si se trata de personas, intenta mejorar la comunicación y motívalos, si eso no resulta, sabrás que debes hacer.

8. Dedica tiempo a comprender las finanzas de tu proyecto

Como mencionamos en la primera de las claves para llevar la contabilidad, dedicar tiempo a educarte sobre esta área es muy beneficioso. A futuro evita que caigas en trucos o vaciles al tomar una decisión financiera o fiscal que involucre tu negocio. Toma tiempo para aprender cómo llevar una contabilidad organizada y apreciar tu actividad productiva. Esto te aclara el beneficio y posición que posee tu negocio en la comunidad.

9. Mantente al día con obligaciones fiscales

La ley es la ley y tratar de burlarla es absurdo porque la contabilidad se encarga de eliminar toda sombra. Por lo tanto mantente al día y solvente con impuestos, licencias y nuevas ordenanzas de los entes financieros y gremios que influyen sobre tu negocio. Infórmate, edúcate e intégrate a la cultura fiscal y mantén la reputación de tu negocio.

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10. Aprende y crece sin prisa pero sin pausa

La última de las claves para llevar la contabilidad consiste en recordarte que debes respirar. Como en la vida, se trata de una carrera de resistencia, no de velocidad. Seguro deseas saber cómo superar a tu competencia. Pero tendrás suficiente tiempo cuando hayas alcanzado que tu negocio mantenga ingresos que le permitan expandirse. Ten paciencia, aprende sobre cómo llevar una contabilidad organizada y hazte de la tecnología necesaria para incrementar tu eficiencia. A medida que mayor dominio tengas sobre el área, mejor conocerás tu negocio y tomarás decisiones acertadas y ambiciosas.

Te invitamos a conocer más aspectos para mejorar tu negocio en nuestro blog