Técnicas para administrar una empresa
La ola del emprendimiento se convirtió en una tendencia que moviliza el mercado y crea oportunidades. Cada día son más quienes eligen aprender cómo administrar una empresa con eficiencia. Esto genera más diversificación, innovación y variedad en ofertas para escoger. Pero todo pierde su encanto sin una buena organización y control de costos. Este aspecto se convierte en el talón de Aquiles para los emprendedores de pymes e incluso para las grandes empresas. Acá ahondaremos un poco más sobre ciertos elementos y técnicas para administrar una empresa que no pueden faltarte.
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Emprender o iniciar un negocio exitoso es más que vender, reinvertir y seguir vendiendo. Manejar sin llevar al descontrol la estructura de costos de tu proyecto puede ser complicado. Sin embargo debes tener en cuenta que cualquier negocio o empresa es un organismo vivo dentro del sistema.
Infórmate más acerca de los costos que giran en torno a una empresa
Es decir, que alimenta no solo tus bolsillos o el de tus empleados, también genera y demanda dinero de forma directa e indirecta. Esto es base en materia financiera; conocer que corresponde a cada cuenta mejorará la contabilidad de tu negocio.
Administrar una empresa: costos
Cada cierre de caja tras cada jornada implica atención hacia todas las operaciones y acciones que deben llevarse a cabo para generar utilidades. Absolutamente todas las acciones o reacciones que se produzcan son dinero que entra y sale. Pero en este momento nos ocuparemos de repasar los costos que debes cubrir mientras aprendes cómo administrar una empresa:
- El costo o coste fijo es aquel que se mantiene constante a lo largo del tiempo y crecimiento de la producción o facturación. Por ejemplo el pago de renta del local, servicios y licencias.
- El coste variable es aquel que se reduce o incrementa según el crecimiento de la productividad. En esta categoría cabe la compra de mercancía o materia prima y pago de mano de obra o personal.
- Los costes a corto y largo plazo son aquellos que se adquieren por períodos determinados (trimestrales, semestrales o anuales). Puede ser la cancelación de un servicio extraordinario.
- Los costes de amortización corresponden a la cantidad de capital necesario para suplir la baja demanda, depreciación de activos o mercancía y mantenimiento.
Según el producto final que ofrezcas a tu clientela debes diferencias los costos directos e indirectos. Estos ayudan a determinar el precio real de tu producto o servicio ante el consumidor final. Son directos el costo de la materia prima y personal; son indrectos los costos de transporte, pago de rentas, impuestos, entre otros relacionados a los pasivos de tu empresa.
Reduce costos y aumenta la productividad al elaborar un plan de gestión de costos
Por lo tanto no debes olvidar incluir un porcentaje de cada coste a la estructura de costo de tu producto final o servicio. Orienta tu modelo de producción a demandas constantes de bajo precio o demandas moderadas de alto precio.
Cómo administrar una empresa: actitud y aptitud
La disposición psicológica del dueño, líder o gerente de la empresa debe ser de constante análisis. Debe observar todo lo referente a cómo administrar una empresa bajo la óptica costo-beneficio. Como ejemplo existen los análisis DAFO que ampliarán tu panorama y metodología de planificiación. Igualmente debe mantener un equilibrio entre la racionalidad y la creatividad, con el discernimiento adecuado para observar oportunidades de innovación y negocio.
Importante: claves para aumentar tu confianza como líder
El líder de la empresa debe saber transmitir su espíritu y equilibrio al resto de su equipo. Invertir tiempo en su personal o recursos es adiestrar a todo el cuerpo empresarial para futuras contingencias que puedan prescindir de su presencia. Aunque en los inicios de una empresa eso pueda considerarse como una necesidad menor.
De esta forma la actitud va ligada a las aptitudes que se posea cada miembro de la empresa. Incluyendo la mayordomia en la administración de las ganancias. Actualmente las startups son un ejemplo de lo que debe hacerse para crecer en poco tiempo. Igualmente de lo que no debe hacerse administrando las ganancias (en algunos casos). Pues para ello vienen estas técnicas para administrar una empresa.
7 técnicas para administrar una empresa
La preparación, disposición, sagacidad, adaptabilidad y objetividad se suman al perfil que buscamos en el administrador eficiente y eso no se limita a un cargo. También la tecnología es imprescindible en cómo administrar una empresa. De hecho es imposible impulsar el crecimiento de cualquier proyecto sin tecnología en la actualidad. Por lo que integrar destrezas e invertir en recursos adecuados te ahorrará tiempo, esfuerzo y dinero que podrás emplear mejor.
1. Elabora objetivos realistas, escalables y monetizables
Ya hemos dicho que cada acción u obligación de la empresa para mantenerse operando se traduce en dinero. Cada cuenta por cobrar y cuenta por pagar expone la realidad del emprendimiento: decisiones asertivas. Para empezar debes conocer tu terreno de juego: competencia directa, indirecta, hábitos de clientes, sector comercial de proyecto y cartera de proveedores.
Sigue estas técnicas para tomar decisiones en una empresa
La primera de las técnicas para administrar una empresa consiste en fijar acciones en plazos cortos. Siempre atendiendo previamente a cronogramas extensos que consideren los costes necesarios para cumplir con cada objetivo y meta. Evita que las cosas se te escapen de las manos y anticipa costos de reposición, actualización y mantenimiento. Muchos proyectos emergentes se detienen porque no pueden controlar el crecimiento acelerado de su iniciativa. Por eso ten en cuenta tres cosas al momento de planificar: cómo ganas, cuánto pierdes y qué requieres.
2. Tecnifica la administración de tu inventario
Planificar es imposible si no tienes un buen control de tu inventario. En la segunda de las técnicas para administrar una empresa prepondera la tecnología. Modernizar la administración de cada elemento optimiza el análisis de la actividad comercial en todas las fases de la cadena de producción. En este campo lo más recomendable es adquirir un software ERP (de planificación de recursos empresariales).
Conoce las razones para adquirir una ERP en cómo administrar una empresa.
Implantar y construir la base de datos para la mercancía, materiales y recursos que debe suplir la empresa se vuelve una sola tarea con una ERP. Actualizar o modificar códigos con todos sus campos es más sencillo. También podrás monitorear la demanda del producto o servicio, medios de pago, canales de comunicación con clientes y proveedores. En Mundoware te impulsamos en cómo administrar una empresa con comodidad y eficiencia gracias a MundoERP. Esta solución te permitirá:
- Automatizar los procesos de facturación.
- Gestionar órdenes de fabricación o reposición.
- Generar estados financieros en distintos plazos con distintas variables.
- Dominar inmediatamente el stock gracias a su interfaz fácil de manejar.
3. Estudia constantemente tus productos y consumidores
Este tercer apartado sobre cómo administrar una empresa trata sobre los mecanismos para conocer la realidad de tu oferta y qué hacer al respecto. ¿Cómo hacer más atractivo el producto o servicio que ofreces a tus público objetivo? Ten en cuenta lo siguiente:
- Analiza el costo de productos y servicios similares según establecimiento, presentación, sector y campaña.
- Revisa el costo de diversos proveedores y distribuidores que puedan mejorar el efecto sobre el precio final de tu oferta.
- Evalúa costos que puedas reducir como materiales de presentación o formatos y canales de publicidad.
- Testea y mide el comportamiento de las personas o empresas que consumen productos o servicios similares a los que ofrece tu proyecto.
La acción que unifica cada fase del estudio es la negociación. De esta forma podrás mejorar tus conexiones y al mismo tiempo comprender las dimensiones globales y locales del impacto de tu oferta. Discutir, replantear, investigar, persuadir y motivar son aptitudes necesarias para aplicar estas técnicas para administrar una empresa.
Lee y utiliza a tu favor las siguientes habilidades de negociación para emprendedores
4. Automatiza tu base de datos y el control de ventas
La tecnología de punta por si sola no va a repuntar los ingresos de tu empresa. La organización es la base de cómo administrar una empresa y qué puede necesitar más orden que la información de tus ventas. Existe un amplio rango de información que puedes aprovechar con cada adquisición de tus productos o servicios.
Delegar tareas y automatizar procesos es una constante del desarrollo empresarial
Los sistemas de punto de venta son esenciales para la captación de datos relevantes producto de la facturación. Aunque sean ventas convencionales o vía electrónica/digital, cada consumidor ofrece información que debes añadir a tu sistema administrativo. MundoPOS Retail está perfilada como una solución adecuada y pertinente para tus análisis de ventas.
Sigue esta guía para optimizar tus análisis de ventas
MundoPOS Retail es la mejor forma de automatizar ventas y mejorar los estudios de mercado de tu proyecto. Nombres, locaciones, direcciones de e-mail, número telefónico, tipo de mercancía y servicio adquirido, edades y cifras de consumo. Igualmente monitorear el flujo de stock, gestionarlo, reflejar estados de situación, horarios de mayor venta y acoplar programas de fidelización. Todo en un sistema fácil, adaptable, seguro y configurable.
Descubre cómo hacer una base de datos de clientes adaptada a las necesidades de tu empresa
5. Mantente al día con el pago de deudas y evita nuevas
Siempre habrá que adquirir algunos compromisos en el desarrollo de cualquier emprendimiento. El asunto es discernir para qué adquirirás una deuda que no represente un riesgo incontrolable. La mayoría de las deudas que puede adquirir un proyecto durante su crecimiento o expansión proviene de entidades bancarias, prestamistas o inversionistas.
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Concéntrate en mantener un nivel de productividad que te permita estar al día con el negocio y las deudas del mismo. Al final, para crecer es necesario dejar atrás las ataduras. Por el bien de tu proyecto es mejor tener paciencia y crecer progresivamente. Futuros compromisos podrán ser adquiridos con mayor estabilidad y planificación de riesgos.
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6. Protege inversiones y controla gastos en cualquier época
La sexta de las técnicas para administrar una empresa tiene dos palabras clave: proyección y prevención. Mantener un desarrollo controlado durante los tiempos de vacas gordas permite definir planes de seguridad a largo plazo. Por ejemplo, entre las cosas que puedes prevenir mencionamos:
- La compra de nuevos artículos para la empresa sin preveer un fondo para mantenimiento, reposición y ampliación.
- Hacer reclutamientos y estimular al personal tras estudiar la capacidad de la empresa para cubrir al mismo a mediano y largo plazo según su desarrollo.
- Planificar la reinversión de excedentes en iniciativas que representen una oportunidad de con buen margen de retorno.
- Formular planes de ahorro y seguro con recursos que se revaloricen y garanticen la protección de tu empresa y sus miembros en tiempos de crisis.
7. Mejora el trabajo con estructuras horizontales
La última de las técnicas para administrar una empresa se trata de cómo mejorar la comunicación dentro de esta. Motivar el compromiso entre tu equipo de trabajo favorece la eficiencia y claridad en cada fase de la gestión empresarial. Para ello te recomendamos implementar una cultura de relaciones horizontales.
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Esto inicia con la eliminación de barreras comunicativas de forma progresiva entre todos los miembros del equipo. Igualmente requiere establecer un ambiente de convivencia y colaboración mutua entre miembros sin distinguir rangos ni antigüedad. Aunque las cosas no resulten bien, la retroalimentación evitará un deterioro de los valores e imagen empresarial. Aplica en las técnicas para administrar una empresa:
- Elogiar buenas decisiones y adiestrar ante fallas.
- Tomar tiempo para conocer opiniones y gustos de tu equipo.
- Detectar fortalezas y debilidades y encontrar personas de apoyo adecuadas para una mejor colaboración.
- Flexibilizar la toma de decisiones ampliando la participación.
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