Iniciar una empresa comprende muchos retos, especialmente cuando el éxito la hace crecer rápidamente. Cuando pasas de tener una pequeña junta directiva de 5 personas a liderar un personal operativo de más de 20, es necesario saber cómo gestionar a los primeros empleados de tu negocio.
Aprender un par de estrategias de administración empresarial y practicar tus cualidades de liderazgo nunca está de más para mejorar la gestión de tu compañía. Cuando sabes liderar a tu personal, ellos se sentirán más motivados y, por ende, el trabajo resultará de mayor calidad.
A continuación te revelaremos las 1o claves para gestionar a los primeros empleados de tu negocio.
1. Establece un organigrama
Es importante definir quiénes pertenecerán a la cúpula administrativa de tu empresa desde el comienzo. Estas decisiones deben estar basadas en las habilidades y experiencia de los empleados. Los jefes de sección deben ser las personas más calificadas, por méritos y conocimientos. Por esa razón es vital elegir a la junta directiva con visión estratégica.
Crear un organigrama de jerarquías es muy útil para clasificar los cargos y responsabilidades correspondientes a cada área de tu negocio. Para definir cómo gestionar a los primeros empleados de tu negocio es necesario establecer un orden desde el comienzo, para evitar confusiones. Cuando un empleado conoce a quién debe reportarle, el trabajo fluye con mayor eficiencia.
Sin embargo, esta estructura no tiene por qué ser fija. De hecho, es mucho más provechosa una jerarquía cuando tiene la flexibilidad suficiente como para cambiar con el paso del tiempo y por el bien de la empresa.
Flexibilidad
Los tiempos cambian y también tu empresa debería hacerlo. La adaptabilidad es una cualidad muy valiosa en la gestión empresarial. Por tanto, un organigrama flexible está diseñado para adaptarse a los cambios del mercado y de la empresa con la mayor efectividad posible.
En ese sentido, la flexibilidad también aplica a la delegación de tareas. Cuando una estructura jerárquica es muy rígida y los jefes no delegan asignaciones a sus empleados, el sistema se vuelve tedioso, y el personal no se siente reconocido ni retado a dar lo mejor de sí.
Porque cuando todo el mundo cumple las mismas tareas por mucho tiempo, la productividad de los empleados disminuye considerablemente.
Por esa razón, el organigrama debe adaptarse y evolucionar. Los empleados deben tener el derecho de subir de banda con sus logros, y escalar posiciones durante su período dentro de la empresa. Por supuesto, si se lo ganan con esfuerzo y constancia.
2. Refuerza la visión, visión y objetivos de la empresa
Para asegurarte de que tus empleados estén 100% comprometidos con el trabajo, es recomendable que fortalezcas el apego hacia la misión, visión y objetivos de la compañía. La clave de gestionar a los primeros empleados de tu negocio es invitarlos a ser parte de una experiencia. Una experiencia de aprendizaje y crecimiento impulsada por los valores bajo los que se rige la empresa.
Cada trabajador debe saber por qué hace lo que hace por la compañía. Debe conocer por qué su función es importante e imprescindible, solo así se sentirá más apreciado por sus superiores. Además, es importante que sepa la dirección en la que se encamina la compañía. Cuáles son los objetivos a corto y largo plazo, y las posibles estrategias para mantenerse en el mercado.
De este modo, todos los empleados tendrán claras cuáles son sus responsabilidades dentro de la corporación. Y por ende, las expectativas que se tienen de ellos y de su trabajo.
Cuando se establecen claramente los estándares, es más probable que la organización y planificación de los empleados sea mucho más efectiva. Eso conllevará a un trabajo mejor hecho y más alineado con la misión de la empresa.
3. Define las tareas
Cuando se establece un organigrama y se designa quién va a trabajar en qué sector, llega el momento de definir las responsabilidades de cada trabajador. Sin importar la distinción de rangos, el organigrama debe describir exactamente cuál es la función de cada quién. Tanto de los subdirectores, jefes de sección, coordinadores, etc.
La idea es que esta estructura no sea tan rígida, porque llegará el momento en el que cada jefe deberá delegar sus tareas a otros empleados. Pero de igual manera debe existir un orden. Es decir, las tareas y responsabilidades podrían estar segmentadas en función de cada una de las secciones de la empresa. Cada quien cumple con asignaciones de su área, para evitar de esa manera problemas logísticos.
Una manera excelente de administrar las tareas de tus empleados es trabajar con un sistema ERP. Básicamente, es un software de planificación y gestión empresarial que te permite monitorear todas las áreas de tu negocio en una misma plataforma. Así, podrás gestionar a los primeros empleados de tu negocio de forma automatizada.
Puedes manejar bases de datos, asignaciones, la información de cada módulo de tu empresa en un solo lugar. De manera digitalizada, rápida, con una interfaz de usuario simple y amigable.
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4. Respeta las normas legales
Al momento de contratar personal por primera vez, debes tener muy claras cuáles son las reglas legales que debes seguir. En el contrato debes especificar normas como el horario laboral permitido por la ley, normas de salud (opciones de seguro médico, beneficios de financiamiento para emergencias, etc.), bonos, indemnizaciones, entre otros.
De igual forma, es muy importante encargarse de la seguridad y privacidad del ambiente de trabajo. Todas esas especificaciones deberían explicarse claramente al empleado al momento de contratarlo. La persona debe conocer cada detalle, legal o no, del ambiente al que va a ingresar a trabajar.
Gestionar a los primeros empleados de tu negocio es ofrecerles siempre el mejor servicio y un ambiente de trabajo agradable.
Ciertamente, la mayoría de las condiciones del contrato las colocas tú a nombre de tu empresa privada. Sin embargo, es necesario que sigas los estatutos de la ley del trabajo y respetes las secciones más importantes. Protección, compensación y seguridad del empleado.
Te recomendamos que leas estos elementos legales básicos que deben estar en un contrato de trabajo.
5. Motiva a tu personal
El secreto de gestionar a los primeros empleados de tu negocio es establecer estrategias que los motiven trabajar. En este punto ya no tan solo se trata de reforzarles los valores y el objetivo de la empresa. Se refiere a ofrecerles un ambiente de trabajo que sea lo más cómodo y agradable posible.
En ese sentido, no tan solo se trata de acondicionar los espacios físicos. Es proponer incentivos constantemente, pequeños estímulos para que los empleados mejoren su desempeño y ganen beneficios a cambio.
Llámense aumento de salarios, bonos, premios mensuales producto de concursos de empleados, o compensaciones por trabajo extra. Cualquier actividad que rete al personal a dar lo mejor de sí y los premie por su servicio, es suficiente para motivarlos a trabajar.
Por otra parte, cuando los empleados fallen o toda la empresa se encuentre ante un gran fracaso, es cuando más motivación necesitan. Como líder, debes buscar maneras de transformar la desmotivación en inspiración para trabajar más y mejor. Convertir los errores en lecciones valiosas y utilizar ese aprendizaje para realizar un trabajo de mayor calidad.
Un líder no se rinde, se levanta después de caer. Y eso es exactamente lo que debes comunicarle a tus empleados para que la compañía funcione al 100%. Exigirles lo máximo y llevarlos a sus límites perfeccionará sus habilidades y desarrollará su crecimiento profesional y personal.
6. Mantén la comunicación
Como líder, es importante mantener una comunicación constante con tu personal. Muestra interés por el progreso de sus tareas, ofréceles ayuda y guía cuando la necesiten, e incluso provee soluciones a sus problemas personales. Porque la comunicación va más allá del ámbito laboral, también se trata de comprender a tu empleado, escucharlo, saber qué necesita y brindarle las oportunidades de crecimiento para que desarrolle aún más su potencial.
Por otra parte, mantener una buena comunicación también es vital para gestionar a los primeros empleados de tu negocio. Cuando se explican claramente las reglas, funciones y asignaciones es más probable que el trabajo sea más eficiente.
Llevar las cuentas claras con todo el personal es muy importante para asegurar el óptimo funcionamiento de la compañía.
7. Aprovecha la tecnología
Tanto para automatizar los procesos como también para desarrollar las capacidades de tu personal, la tecnología es tu mejor aliada. Busca herramientas que faciliten el trabajo y desarrollen el desempeño de tus empleados. Ya sea incrementando sus conocimientos con un curso online, o implementando sistemas de automatización en tu empresa, emplea métodos tecnológicos para agilizar las funciones de la compañía.
Una forma sencilla de incrementar la productividad y facilitar el cumplimiento de asignaciones es implementar sistemas operativos en tu negocio. Si posees una tienda física, tu mejor opción es instalar un sistema de punto de venta digital.
De esa forma, como el sistema es electrónico, será mucho más sencillo controlar el flujo de dinero de tu negocio. Incluso, hay plataformas que te permiten monitorear tu inventario, vigilar las ganancias y ofrecer servicios exclusivos a los clientes según sus gustos. Además, cuentan con una interfaz de formación práctica y sencilla para preparar a los empleados nuevos de tu empresa.
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8. Apuesta por el aprendizaje
Es bien sabido que el aprendizaje nos acerca a la grandeza, por tanto, ningún conocimiento está de más. Y mientras más empapado esté tu personal de conocimientos sobre el área en la que van a trabajar, mucho mejor. De esa forma, se sentirán más preparados y el trabajo se producirá con mayor fluidez.
Una forma de que optimices cómo gestionar a los primeros empleados de tu negocio es implementando programas de formación. Cursos (online o presenciales), tutorías, grupos de estudio dentro de la corporación, etc. Busca formas en las cuales tus empleados tengan acceso a conocimientos nuevos, tanto de su ámbito laboral como también de otras áreas de la empresa.
Por ejemplo, una buena idea sería realizar un curso de inducción general de todos los módulos de la empresa. Así, un gerente de marketing puede aprender cómo trabaja la sección de contabilidad de la empresa. De esa manera, obtendría conocimientos integrales de las funciones de la empresa, y estaría más preparado ante cualquier escenario de contingencia.
Es una inversión en el futuro de tus empleados, y por ende, de tu compañía. Una inversión que vale la pena realizar porque la sabiduría es la mayor recompensa.
9. Practica cómo gestionar a los primeros empleados de tu negocio usando la empatía
Ejercitar tus habilidades como líder es muy importante, porque la empresa depende enteramente de las decisiones del jefe. Y no tan solo a nivel operacional, sino también en cuanto a la dinámica de las relaciones laborales. A la hora de saber cómo gestionar a los primeros empleados de tu negocio es necesario que busques formas de parecer más cercano y accesible. Porque transmitir confianza debería ser una prioridad para cualquier jefe.
Existen técnicas y estrategias para poner en práctica la empatía para mejorar el liderazgo. Sin embargo, una de las formas más simples de incrementar tu empatía es comprendiendo los principios básicos de la inteligencia emocional.
Inteligencia emocional
Comprender realmente lo que sentimos y qué es lo que sienten los demás es un conocimiento muy útil para un líder. Porque de esa manera tendrás una perspectiva más clara de lo que tu personal necesita para motivarse, aprender más y mejorar en su trabajo.
Una figura de autoridad debe reflejar confianza y profesionalismo para que sus empleados puedan seguirlo. Por esa razón hay que aprender a manejar nuestras emociones y así poder demostrar completo control sobre una situación que pueda ser estresante.
Por ejemplo, un jefe no debe mostrar miedo ante una circunstancia de riesgo. Todo lo contrario, esto debe motivarlo a realizar un mejor trabajo para alcanzar la meta. Y precisamente ese dominio sobre tus emociones es lo que tus empleados van a valorar más. Porque un líder enfocado y centrado en su meta es un líder que vale la pena seguir.
De igual forma, la inteligencia emocional te dará una mejor comprensión de lo que sienten tus empleados, y por ende, herramientas para saber cómo tratarlos en determinadas situaciones.
La empatía es la habilidad de colocarse en los zapatos de la otra persona y comprender el mundo desde su punto de vista. Si logras manejar la empatía con tus empleados, ellos mostrarán más confianza en ti y te seguirán adonde vayas sin dudarlo.
10. No todo es trabajo
Para establecer cómo gestionar a los primeros empleados de tu negocio también hay que tener en cuenta que no todo es trabajo. Considera que para incrementar la productividad también es necesario tomarse pausas y tiempo para uno mismo.
Implementar breaks, actividades relajantes y algunas distracciones sanas hará que tus empleados hagan catarsis. Y posteriormente, que produzcan un trabajo del máximo nivel.
Por ejemplo, algunas empresas tienen masajistas, salones de juegos de mesa y lounges para coffee breaks. En otras palabras, son espacios dentro de la compañía en los cuales los empleados no se ven forzados a trabajar sino a tomarse un merecido tiempo de esparcimiento.
En estos espacios “fuera de la oficina” puedes aprovechar para establecer un lazo de cercanía con el personal. Mostrarte interesado en sus vidas personales, es sus triunfos y también en sus problemas.
Así pues, un método para bajar los niveles de estrés en tu personal es ofrecerles apoyo psicológico. Estrategias como estas son muy efectivas y necesarias, puesto que cada quien tiene situaciones particulares en casa que quizás puedan estar afectando su ámbito profesional. Por esa razón, tener un psicólogo en la oficina puede ser la solución ideal para incrementar la productividad profesional y personal de tus empleados.
Está comprobado que liberar estrés en pequeños breaks durante la jornada laboral incrementa la productividad de las personas. Por tanto, dedícate a brindarles a tus empleados los ambientes y actividades para que puedan recargar energías y optimizar desempeño.
Ciertamente, gestionar a los primeros empleados de tu negocio es una tarea que requiere de disciplina y control. Además, siempre es positivo que estés lo más preparado posible para enfrentar una responsabilidad tan grande. Por eso, te dejaremos por aquí un consejo vital:
Piensa en el futuro
Cuando piensas en cómo gestionar a los primeros empleados de tu negocio en el presente, también es muy útil proyectarse hacia el futuro. Piensa en las estrategias de manejo de personal que tengan mayor perdurabilidad en tu empresa. Que sean adaptables y abiertas a los cambios del mercado.
Además, siempre debes estar preparado ante la posibilidad del crecimiento de tu compañía. Pero antes, piensa en cómo está la situación de tu empresa ahora para que puedas desarrollarla para el mañana.
¿Tu equipo de Recursos Humanos está equipado con los profesionales más adecuados? ¿Las estrategias de recluta para nuevos empleados son lo suficientemente efectivas? ¿Cuáles son las fallas? ¿Qué puedes hacer para mejorarlas?
Proyecta un plan a futuro que sea sostenible tanto laboral como económicamente. Y, con este plan, traza dos objetivos principales. Uno, que esté diseñado para generar la mayor producción sin afectar demasiado las finanzas. Y dos, que los empleados tengan una carga balanceada de trabajo y se apoyen en herramientas y métodos que faciliten su labor.
Como habrás notado, gestionar a los primeros empleados de tu negocio es más que establecer estrategias, herramientas y sistemas. Implica tener un desarrollado sentido del liderazgo. Por esa razón, te diremos cuáles son las 5 características de un buen líder para que puedas gestionar a los primeros empleados con éxito.
Características de un buen líder
- No evade sus responsabilidades: Enfrenta todos los conflictos que se le presenten. Si comete un error, o algún empleado lo hace, asume la responsabilidad de tomar acción. Busca soluciones inmediatas en vez de culparse a sí mismo o a los demás.
- Motiva a su personal sin importar los resultados: Ganen o pierdan, los motiva y los alienta a seguir trabajando duro. No permite que se desanimen, sino al contrario, que se emocionen por continuar con su labor.
- Muestra sensibilidad e interés en los problemas de sus empleados: Es comprensivo si alguien no muestra un buen desempeño laboral. Siempre trata de entender el porqué de su comportamiento y busca soluciones para mejorar su situación.
- Valora las opiniones de sus trabajadores: Para hacer que la empresa crezca, toma en cuenta los comentarios de su personal. Tener la validación de su personal lo impulsa a tomar las mejores decisiones para la compañía. Gracias a ellos, sabe cuál es el camino correcto a tomar.
- No tiene favoritos: Valora a cada uno de sus empleados por igual. Recompensa o llama la atención de quien sea lo merezca, sin tener distinciones de rango o juicios personales. Siempre observa su empresa con una perspectiva objetiva y realista.
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¿Cuál es tu estrategia favorita? ¿Cuál se adapta mejor a tu tipo de empresa? Cuéntanoslo todo y deja tu comentario en nuestro blog.