ERP o sistema Administrativo ¿Son diferentes?
Cada vez son más las empresas que toman la decisión de unirse a la tecnología con herramientas que les ayuden a simplificar sus procesos. Los sistemas administrativos suelen ser la primera herramienta de gestión que las empresas implementan. Sin embargo, la necesidad de un Software ERP empieza a aparecer debido a lo limitante de los sistemas administrativos. ¿Cuáles? Es aquí donde empiezan las interrogantes: ERP o sistema Administrativo ¿Son diferentes?
Suele ser complicado encontrar la diferencia entre estas herramientas, ya que son llamadas de la misma manera (sistemas administrativos) erróneamente, tanto por sus fabricantes como por los clientes y usuarios, generando de esta manera confusión entre las diferencias y similitudes de los software.
La principal diferencia entre ambos la define las siglas ERP, (Sistema de planificación de recursos empresariales). Esto define al Software ERP como un planificador que permite a las empresas anteponer soluciones a necesidades que se tengan en un futuro.
¿No tienes claro qué es un software ERP? Lee nuestro articulo anterior: ¿Qué es un Software ERP?
Los sistemas administrativos están estructurados para cumplir requerimientos en el área de finanzas, administración o contabilidad, teniendo una función específica del departamento, como facturar, cobrar o llevar la contabilidad. De este modo la información permanece separada, impidiendo el flujo o integración de la misma.
Base de datos
Como ya habíamos comentado, los sistemas administrativos se aferran completamente al departamento o área asignada. De manera encontramos la información dividida en distintos módulos independientes cada una con su base de datos.
Implementando interfaces es posible que exista un esquema de comunicación entre los módulos, pero aún así, cada base de datos opera en su mismo departamento. A pesar de tener buena comunicación, nunca hay integración, ya que en oportunidades las políticas de cada una se contradicen.
De esta manera se distribuyen las bases de datos en un sistema administrativo:
Los Software ERP son integrales. La base de datos de los distintos departamentos conforman una sola base datos robusta y no se separa entre las áreas que lo conforman. Los ERP permiten el libre flujo de la información y las políticas nunca se contraponen porque operan en una sola base de datos.
Actualmente los ERP constituyen los software de gestión más usados en recursos humanos, finanzas, producción y ventas de las empresas.
De esta manera se distribuye la base de datos en un sistema ERP:
Toma de decisiones
En un sistema administrativo, es necesario obtener la información de cada uno de los módulos, lo que resulta trabajoso al momento de comparar, analizar y crear reportes unificando los datos para poder tomar decisiones en la empresa.
Gracias a que los Software ERP son una herramienta IB (business intelligence), dispone la información mediante un análisis global. Esto se logra mediante sus indicadores de medición, que organizan las operaciones diarias y datos históricos, facilitando información confiable y en tiempo real para el proceso de toma de decisiones.
Personalización
Los Sistemas administrativos no se pueden ajustar a requerimientos específicos de una empresa, ya que está diseñado exclusivamente para que la empresa adopte sus procesos a los módulos básicos y generales que posee el mismo.
Por el contrario, los Software ERP son capaces de adaptarse según las necesidades de la empresa donde vaya a implantarse, permitiendo agregar los módulos necesarios para el buen funcionamiento de la misma.
Cometido
Los sistemas administrativos se centran en las estadísticas (presupuestos e informes), cumpliendo con la tarea asignada en un área específica.
Los sistemas administrativos sirven como herramienta de captura de información y no apoyan las operaciones del día a día. Mientras que los ERP gestionan la información y tienen un mejor seguimiento de oportunidades de venta y clientes.
Los sistemas ERP integran la mayoría de las áreas operativas de la empresa, analizando cada una y reconociendo deficiencias., ofreciendo reportes de estados globales que promueven la optimización de los procesos de la empresa.
Integración
En los sistemas administrativos, la información funciona de manera independiente, de modo que la comunicación con los departamentos es difícil.
En cambio, en los software ERP, toda información de las operaciones de los departamentos de tu empresa es complementaria.
Alcance
Los sistemas administrativos cubren las áreas de facturación, compras, contabilidad y administración de tu empresa.
Los Sistemas ERP cubren el total de las operaciones de la empresa, desde las operaciones básicas, hasta la contabilidad.
Si tu objetivo es controlar diversas áreas como recursos humanos, finanzas, producción, logística y ventas podrás lograrlo con un ERP. ¡Lee nuestro articulo anterior y conoce 5 razones para invertir en un ERP!
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